Kartanon majoitus juhlavieraille ratkaisee usein sen, pysyykö juhlabudjetti hallinnassa vai karkaako se käsistä. Tämä artikkeli on hääparille, perhejuhlan järjestäjälle ja yritystapahtuman suunnittelijalle, joka harkitsee kartanoa, jossa vieraat myös yöpyvät. Kun tiedät, mistä osista kokonaishinta muodostuu, voit verrata tarjouksia reilusti eikä loppulasku yllätä.
Suomessa kartanossa yöpyminen on erityisen suosittua kesähäissä, koska moni hääkartano sijaitsee 30-90 minuutin ajomatkan päässä lähimmästä kaupungista. Ilman majoitusta vieraat lähtevät aikaisin tai juhlan järjestäjä joutuu tilaamaan yöbussin. Kumpikin vaihtoehto maksaa jotain.
Mistä kartanon majoituksen kokonaishinta muodostuu
Kartanoissa on kaksi perushinnoittelumallia. Ensimmäisessä vuokrataan koko kartano eli juhlasali, pihapiiri ja kaikki majoitustilat yhdellä hinnalla, yleensä perjantaista sunnuntaihin. Toisessa juhlatila vuokrataan erikseen ja majoitus myydään huonekohtaisesti. Tällöin vieraat maksavat omat huoneensa itse.
Koko kartanon viikonloppuvuokra on suomalaisissa hääkartanoissa tyypillisesti 4 000-15 000 €. Hintaan vaikuttavat eniten kausi ja vuodepaikkojen määrä. Huonekohtaisessa mallissa kahden hengen huone maksaa kartanohotelleissa yleensä 120-280 €/yö aamiaisen kanssa. Aitat, vintit ja piharakennusten huoneet ovat halvempia mutta myös vaatimattomampia.
Perushinnan päälle tulee lähes aina lisäkuluja. Liinavaatteet ja pyyhkeet maksavat 15-30 € henkilöltä, loppusiivous 300-900 € ja aamiainen 15-25 € henkilöltä, jos se ei sisälly hintaan. Lisäksi voidaan veloittaa saunan lämmityksestä, lisävuoteista ja myöhäisestä uloskirjautumisesta. Tarkista nämä aina erikseen. Apuna voi käyttää kysymyslistaa hintaan sisältyvistä palveluista.
Myytti: koko kartanon vuokra kattaa kaiken majoituksen
Yleinen oletus on, että kun koko kartano on vuokrattu, vieraat voivat vain kävellä huoneisiinsa ja mennä nukkumaan. Todellisuudessa moni kartano laskuttaa vuokran tiloista, ei palvelusta. Sängyt kuuluvat hintaan, mutta pedattuja vuoteita, pyyhkeitä ja siivousta ei välttämättä ole.
Toinen myytti koskee sitä, että vieraiden maksamat huoneet eivät vaikuta järjestäjän budjettiin. Kartanohotellit vaativat isoissa juhlissa usein huonekiintiön takuun. Juhlan järjestäjä sitoutuu esimerkiksi 20 huoneeseen, ja ne huoneet, joita vieraat eivät varaa, laskutetaan järjestäjältä. Kiintiön palautuspäivä on tyypillisesti 4-8 viikkoa ennen juhlaa, joten vieraiden ilmoittautumiset kannattaa kerätä ennen sitä.
Laskuesimerkki: 80 vieraan häät ja 40 vuodepaikkaa
Otetaan tavallinen tilanne. Hääpari vuokraa Etelä-Suomesta kartanon perjantaista sunnuntaihin 9 000 eurolla. Kartanossa on 40 vuodepaikkaa, eli puolet vieraista mahtuu yöpymään.
Liinavaatteet maksavat 40 × 20 € eli 800 €. Sunnuntain aamiainen 40 henkilölle maksaa 18 € hengeltä eli 720 €, ja loppusiivous on 600 €. Majoituksen lisäkulut ovat siis 2 120 €, ja tilan ja majoituksen kokonaishinnaksi tulee 11 120 € ennen ruokaa ja juomia.
Vertailukohdaksi voi laskea vaihtoehdon, jossa vieraat yöpyvät lähikaupungin hotellissa. 20 huonetta 130 eurolla maksaa 2 600 €, ja edestakainen bussikuljetus noin 600-900 €. Ero ei ole suuri. Kartanossa vieraat jäävät kuitenkin juhlimaan pidempään, eikä kenenkään tarvitse lähteä viimeisellä bussilla puoli yhdeltä.
Kuka maksaa vieraiden yöpymisen
Suomalainen käytäntö on melko selvä: vieraat maksavat yleensä oman majoituksensa, ja juhlan järjestäjä maksaa korkeintaan lähisukulaisten tai kaukaa tulevien huoneet. Kun koko kartano on vuokrattu yhdellä hinnalla, osa hääpareista pyytää vierailta kiinteää 40-80 euron osuutta vuodepaikasta. Osa taas maksaa kaiken itse ja pitää majoitusta lahjana vieraille.
Kartanohotelleissa, kuten Vanajanlinnassa, Haikko Manorissa ja Aulangolla, vieraat varaavat huoneensa yleensä itse varauskoodilla. Tämä vähentää järjestäjän työtä mutta tuo mukaan kiintiöehdot. Yritystapahtumissa asia on yksinkertaisempi, koska yritys maksaa kaiken ja majoitus kirjataan osaksi tapahtuman kustannuksia.
Huomaa myös, mitä kartanon juhlatila ei automaattisesti sisällä. Ruoka on pitopalvelun tai kartanon oman keittiön palvelu, ja majoitus voi olla kokonaan erillinen sopimus. Kaikki eivät tiedä sitäkään, että historiallisissa päärakennuksissa yöpyminen voi olla rajoitettua paloturvallisuussyistä. Asiasta lisää kirjoituksessa kartanosta juhlatilana.
Varausaikataulu ja sopimuksen ehdot majoituksessa
Suosituimmat kesäkartanot varataan 12-24 kuukautta etukäteen, ja kesä- ja heinäkuun lauantait menevät ensimmäisinä. Kokenut juhlan järjestäjä varmistaa majoituksen samassa sopimuksessa kuin juhlatilan. Jos majoituksesta on erillinen sopimus, sen peruutusehdot voivat poiketa tilan ehdoista.
Lue sopimuksesta erityisesti, milloin ennakkomaksu erääntyy, mitä peruutus maksaa eri aikoina ja koskeeko huonekiintiön palautuspäivä myös koko kartanon vuokraa. Tarkempi selvitys löytyy kirjoituksesta varausmaksusta ja peruutusehdoista.
Sesongin ulkopuolella tilanne muuttuu. Lokakuun ja huhtikuun välisenä aikana sekä arkipäivinä kartanon hinta voi olla jopa puolet kesälauantain hinnasta. Siksi syyskuun häät ja marraskuun pikkujoulut saunailtoineen ovat järkevä valinta, jos budjetti on tiukka.
Yleisimmät virheet kartanon majoituksessa
Ensimmäinen virhe on laskea vuodepaikkoja eikä huoneita. 40 vuodepaikkaa voi tarkoittaa kerrossänkyjä, neljän hengen perhehuoneita ja vinttimajoitusta. Aikuiset vieraat, jotka eivät tunne toisiaan, eivät halua jakaa huonetta, joten todellinen kapasiteetti voi olla 25 vierasta.
Toinen virhe on unohtaa sunnuntain aikataulu. Kartanoissa uloskirjautuminen on usein kello 11-12, ja samaan aikaan pitäisi syödä brunssi, purkaa koristeet ja palauttaa vuokratavarat. Jos aikataulu ei sovi, kysy myöhäistä lähtöä jo varausvaiheessa. Se maksaa tyypillisesti 100-400 €.
Kolmas virhe on jättää huonejako viime hetkeen. Joku vastaa avaimista, huonelistasta ja siitä, ettei isoäiti joudu kapuamaan aitan jyrkkiä portaita. Tehtävä kannattaa nimetä yhdelle henkilölle viimeistään kuukausi ennen juhlaa.
Lämmitys on oma lukunsa. Toukokuussa tai syyskuussa lämmittämätön aitta voi olla yöllä alle 10-asteinen, joten kysy, onko piharakennuksissa sähkölämmitys.
UKK
Paljonko kartanon majoitus maksaa vierasta kohden?
Koko kartanon vuokrassa yöpymisen hinta jää lisäkuluineen yleensä 50-120 euroon hengeltä yöltä. Kartanohotellissa kahden hengen huone maksaa tyypillisesti 120-280 €/yö.
Sisältyvätkö liinavaatteet ja siivous kartanon vuokraan?
Ei aina. Monessa kartanossa liinavaatteet maksavat 15-30 € henkilöltä ja loppusiivous 300-900 €. Pyydä nämä kirjallisesti tarjoukseen.
Kuinka aikaisin kartanon majoitus pitää varata kesähäihin?
Suosituimmat kartanot varataan 12-24 kuukautta etukäteen. Vieraiden huonekiintiö vahvistetaan yleensä 4-8 viikkoa ennen juhlaa.
Viimeinen tarkistus ennen allekirjoitusta
Pyydä kartanolta yksi tarjous, jossa tilavuokra, majoitus, liinavaatteet, siivous, aamiainen ja mahdolliset kiintiöehdot on eritelty omille riveilleen. Laske siitä hinta yöpyvää vierasta kohden ja vertaa sitä hotelliin ja kuljetukseen. Kun luku on paperilla, valinta on helppo perustella.