Tiimipäivän tila ratkaisee usein enemmän kuin päivän ohjelma: jos ryhmätyölle ei ole rauhallista nurkkaa ja tauot vietetään käytävällä seisten, hyvinkin suunniteltu fasilitointi hiipuu iltapäivään mennessä. Tämä artikkeli on tiimiesihenkilölle, HR:lle tai tapahtuman suunnittelijalle, joka etsii tiimipäivän tilaa 10-40 hengen ryhmälle. Saat käytännön mitat ryhmätyötiloille, taukojen rytmityksen ja listan kysymyksistä, joilla vältät pahimmat yllätykset.
Mitä hyvä tiimipäivän tila tarvitsee
Tiimipäivä ei ole seminaari. Seminaarissa ihmiset istuvat ja kuuntelevat, tiimipäivässä he liikkuvat, keskustelevat pienissä porukoissa ja palaavat yhteen purkamaan tulokset. Tila tarvitsee siksi kolme osaa: yhteisen salin, erilliset ryhmätyötilat ja taukoalueen, joka ei ole sama paikka kuin työskentelytila.
Kokenut tapahtumasuunnittelija kysyy ensimmäisenä, montako yhtäaikaista ryhmää ohjelmassa on. Neliöt ja hinta tulevat vasta sen jälkeen. Kun ryhmien määrä on selvä, sopiva tilatyyppi rajautuu nopeasti: kokoushotelli, kartano, loft-tila, kaupungin kulttuuritalo tai rantasaunallinen kokoustila.
Ryhmätyötilat – montako ja minkä kokoisia
Toimiva nyrkkisääntö on yksi ryhmätyötila 5-8 hengen ryhmää kohden. 20 hengen tiimi tarvitsee 3-4 erillistä paikkaa, jos kaikki ryhmät työskentelevät samaan aikaan. Ryhmätyötilaksi riittää pieni kabinetti, kirjasto tai lasiseinäinen neuvotteluhuone. Pääsalin nurkka ei riitä.
Varustelussa merkitsee eniten se, mihin ajatuksia voi kirjoittaa ja mitä voi näyttää. Jokaiseen ryhmätilaan tarvitaan fläppitaulu tai valkotaulu, tarralappuja kestävä seinäpinta ja mieluiten näyttö, johon saa kannettavan kuvan HDMI-kaapelilla tai langattomasti. Historiallisessa kartanossa seiniin ei usein saa kiinnittää mitään, joten siirrettävät taulut kannattaa sopia etukäteen.
Yhteisen salin pitää taipua useaan muotoon. Aamulla istutaan puolikaaressa, iltapäivällä pöytäryhmissä ja lopuksi taas yhdessä. Tilan muodon ja tekniikan vaikutusta ohjelmaan käsitellään tarkemmin artikkelissa yritystapahtuman tilan kokoustekniikasta ja muodosta. Kalusteiden siirto onnistuu nopeasti vain, jos tuolit ovat kevyitä ja pöydät taittuvat. Raskaat juhlapöydät ja valkoiset liinat sopivat illalliselle, eivät työpajaan.
Taukoalueet ja päivän rytmi
Tauko palauttaa vain, jos ihminen vaihtaa paikkaa. Kahvi samassa salissa, jossa juuri istuttiin kolme tuntia, pitää porukan samassa vireessä ja samoissa aiheissa. Paras taukoalue on eri huoneessa, ja siellä on seisomapöytiä, ikkunat ja mahdollisuus astua ulos.
Suomalaisen tiimipäivän rytmi on vakiintunut: aamukahvi 8.30-9.00, aamupäivän tauko noin 10.15, lounas 11.30-12.30 ja iltapäiväkahvi 14.00-14.30. Rytmistä kannattaa poiketa, jos ohjelmassa on raskas strategiaosuus. Silloin 10 minuutin happihyppy 45 minuutin välein toimii paremmin kuin yksi pitkä tauko.
Ruokailu ei aina kuulu tilan hintaan. Kokoushotellissa ja kartanossa tarjoilu tulee yleensä talon keittiöstä, mutta loft-tilaan tai seuran taloon ruoka tilataan pitopalvelulta. Silloin tilassa pitää olla lämpökaappi, astiat ja paikka, jossa kattaus ei häiritse käynnissä olevaa ryhmätyötä.
Moni tiimipäivä päättyy saunaan, ja se on suomalaisessa työkulttuurissa luonteva siirtymä työstä vapaaseen. Rantasauna vaatii kuitenkin aikataulutusta, koska 12 hengen lauteille ei mahdu 30 hengen tiimi kerralla. Vuoroista ja ryhmäkoosta on lisää tietoa artikkelissa rantasaunasta edustustilaisuudessa.
Myytti: iso sali riittää, ryhmät jaetaan nurkkiin
Yleinen ajatus on, että yksi tilava sali korvaa erilliset ryhmätilat. Kun 120 neliön salissa on neljä ryhmää, se tuntuu suunnitteluvaiheessa väljältä. Käytännössä äänitaso nousee jo kahden ryhmän puhuessa yhtä aikaa, ja ihmiset alkavat korottaa ääntään. Kolmannen ryhmän kohdalla hiljaisimmat lopettavat puhumisen kokonaan.
Vanhat teollisuustilat ja korkeat loft-tilat ovat tässä erityisen hankalia, koska kova betonipinta heijastaa ääntä. Poikkeuksia on. Jos ryhmätyö on hiljaista kirjoittamista tai ryhmiä on vain kaksi, iso sali sermeillä riittää. Keskustelupainotteiseen työpajaan tarvitaan seinät.
Tila kaupungissa vai luonnon keskellä
Helsingin, Tampereen tai Turun keskustassa oleva kokoustila on helppo: kaikki pääsevät julkisilla, eikä kenenkään tarvitse järjestää autokyytiä. Haittana on, että arki on lähellä. Lounastauolla puhelin soi ja joku käy toimistolla ”nopeasti”.
Kartano, saaristotila tai järvenrantainen leirikeskus irrottaa porukan arjesta paremmin. Rajana kannattaa pitää noin 45-60 minuutin matkaa, ellei päivä ole kaksipäiväinen majoituksella. Yli tunnin bussimatka syö aamusta energiaa, ja tilausbussi 30 hengelle maksaa tyypillisesti useita satoja euroja suuntaansa.
Hinnat ja mitä kysyä ennen varausta
Kokoushotellien ja kokouskartanoiden päiväpaketit ovat usein 50-100 € henkilöltä. Hintaan kuuluvat tyypillisesti sali, perustekniikka, kahvit ja lounas. Pelkkä tilavuokra pienelle 10-30 hengen tilalle on tavallisesti 200-800 €/päivä, keskikokoiselle 800-2 500 €/päivä. Ryhmätyötiloista hinnoitellaan usein erikseen, ja juuri siinä kokonaishinta usein karkaa.
Ennen tilasopimusta kannattaa kysyä ainakin nämä:
– Sisältyykö ryhmätyötiloja hintaan, ja montako niistä on käytössä samaan aikaan?
– Onko fläppitaulut, tussit ja näytöt jokaisessa tilassa vai pelkästään pääsalissa?
– Missä tauot tarjoillaan, ja onko taukotila yksityinen vai yhteinen muiden ryhmien kanssa?
– Mihin asti tila on käytössä, ja maksaako ylitys tunnilta?
– Mitkä ovat peruutusehdot, jos osallistujamäärä muuttuu viikkoa ennen?
Laajempi kysymyslista löytyy artikkelista hintaan sisältyvistä palveluista.
Yleisimmät virheet tiimipäivän tilan valinnassa
Tila valitaan kuvien perusteella. Kartanon salonki näyttää valokuvissa upealta, mutta paikan päällä selviää, että ainoa ryhmätila on läpikulkuhuone keittiöön. Ammattilainen käy tilassa paikan päällä tai pyytää vähintään pohjapiirroksen.
Taukotila jaetaan toisen ryhmän kanssa. Kokoushotellissa sama kahvila voi palvella kolmea yritystä yhtä aikaa. Luottamuksellisia asioita käsittelevälle johtoryhmälle se on ongelma, jonka huomaa vasta ensimmäisellä tauolla.
Varaus tehdään liian myöhään. Elo-syyskuu ja tammi-helmikuu ovat tiimipäivien sesonkia, ja marraskuun puolivälistä joulukuun puoliväliin pikkujoulut varaavat parhaat kokouskartanot iltakäyttöön. Suosittu tila kannattaa varata 3-6 kuukautta etukäteen.
UKK
Kuinka monta neliötä tiimipäivän tila tarvitsee?
Pöytäryhmiin kalustettu yhteinen sali tarvitsee noin 2,5-3,5 neliötä henkilöä kohden. Lisäksi tarvitaan ryhmätyötilat, joita on yksi 5-8 hengen ryhmää kohden, ja erillinen taukoalue.
Voiko tiimipäivän pitää ilman erillisiä ryhmätyötiloja?
Voi, jos ryhmiä on enintään kaksi tai työ on hiljaista yksilötyötä. Keskustelupainotteisessa työpajassa, jossa on kolme tai useampi ryhmä, melu heikentää työskentelyä selvästi.
Kuinka paljon tiimipäivän tila maksaa?
Kokoushotellin tai kokouskartanon päiväpaketti maksaa yleensä 50-100 € henkilöltä tarjoiluineen. Pelkkä tilavuokra pienelle ryhmälle on noin 200-800 €/päivä, ja tarjoilu tulee lisäksi joko tilan keittiöstä tai pitopalvelulta.
Viimeinen tarkistus ennen varausta
Hyvä tiimipäivän tila on helppo tunnistaa: ryhmät työskentelevät omissa tiloissaan, tauot pidetään eri huoneessa ja päivän lopuksi päästään ulos tai saunaan. Piirrä päivän ohjelma tunti tunnilta ja merkitse jokaiseen kohtaan, missä huoneessa se tapahtuu. Jos jokin ohjelman kohta jää ilman huonetta, tila on väärä. Silloin kannattaa etsiä toinen tila, vaikka valittu olisi edullinen tai kaunis.