Valmistujaisjuhlan tila kannattaa varata jo syksyllä, jos juhlat ovat keväällä tai alkukesästä. Lakkiaisviikonloppuna samaa lauantaita tavoittelevat lähes kaikki ylioppilaiden, ammattiin valmistuvien ja korkeakouluista valmistuvien perheet. Tämä artikkeli on tarkoitettu vanhemmille ja valmistujille, jotka haluavat juhlat kodin ulkopuolelle. Siinä kerrotaan, milloin varausruuhka alkaa, miksi suosituimmat tilat menevät ensin ja miten sopivan tilan saa vielä myöhäänkin.
Miksi valmistujaiskausi on niin tiivis
Suomessa valmistujaiset osuvat poikkeuksellisen kapeaan ikkunaan. Ylioppilaat painetaan lakkiaisissa saman lauantain aikana koko maassa, yleensä toukokuun lopussa tai kesäkuun alussa. Ammattiin valmistuvien juhlat ajoittuvat pääosin samoille viikoille, ja korkeakoulujen kevään valmistumistilaisuudet sijoittuvat touko- ja kesäkuulle.
Käytännössä yksi viikonloppu kerää valtaosan kevään valmistujaisjuhlista. Helsingissä, Tampereella tai Turussa tilan vuokraaja voi saada samalle päivälle 10-20 kyselyä yhteen saliin. Pienemmillä paikkakunnilla tiloja on vähemmän, joten kilpailu voi olla jopa tiukempaa.
Joulukuussa on toinen, pienempi kausi. Joululakkiaiset ja syyskauden valmistumiset sattuvat samaan aikaan pikkujoulujen kanssa, joten kabinetit ja juhlasalit ovat silloinkin täynnä yritysten varauksia.
Milloin valmistujaisjuhlan tila kannattaa varata
Kokenut tilavuokraaja neuvoo varaamaan kevään lakkiaislauantain tilan syys-lokakuussa, eli noin 7-9 kuukautta etukäteen. Seurojentalot, nuorisoseurantalot ja pienet kartanot täyttyvät usein jo vuodenvaihteessa. Taloyhtiöiden kerhotilat ja kaupunkien vuokrattavat tilat avaavat varauksensa joskus vasta tammi- tai helmikuussa, joten niiden varausehdot kannattaa tarkistaa erikseen.
Joulukuun valmistujaisiin riittää tavallisesti 3-4 kuukauden varoitusaika. Jos haluat juhlia perjantai-iltana pikkujouluaikaan ravintolan kabinetissa, varaa kuitenkin jo kesällä.
Yleinen myytti on, että valmistujaisille riittää kuukauden varoitusaika, koska kyse on ”vain” kakkukahveista. Tilan koolla ei ole tässä merkitystä. Ratkaisevaa on päivämäärä, ja lakkiaislauantai on pienissäkin tiloissa vuoden kysytyimpiä päiviä häiden kanssa.
Avoimet ovet muuttavat tilan mitoituksen
Valmistujaiset eroavat häistä yhdellä tärkeällä tavalla. Juhla järjestetään tavallisesti avointen ovien periaatteella, jolloin vieraat tulevat ja lähtevät 3-4 tunnin aikana. Jos kutsuttuja on 80, paikalla on yhtä aikaa yleensä vain 30-45 henkeä.
Tästä syystä keskikokoinen 40-80 hengen tila riittää usein, vaikka vieraslista olisi pitkä. Ruuhkahuippu on yleensä 1-2 tuntia juhlan alkamisen jälkeen, kun kirkosta tai koulun juhlasta tulevat sukulaiset saapuvat samaan aikaan. Mitoita istumapaikat noin puolelle kutsutuista ja varaa lisäksi tilaa seisoville.
Poikkeus on istuva päivällinen. Jos valmistuja haluaa illalla erillisen juhlan suvulle tai kavereille, mitoitus tehdään kuten muissakin istuvissa juhlissa. Samat periaatteet on esitelty tarkemmin artikkelissa syntymäpäiväjuhlan tilan koosta ja tunnelmasta.
Tilavaihtoehdot ja hintataso
Valmistujaisiin sopii yllättävän moni tilatyyppi. Taloyhtiön kerhotila on edullisin vaihtoehto, mutta sinne mahtuu yleensä vain 20-30 henkeä. Seurojentalot ja nuorisoseurantalot ovat maaseudulla ja pikkukaupungeissa suosittuja, koska niissä on valmiina keittiö, astiat sekä pöydät ja tuolit. Hinta on tyypillisesti 200-600 € päivältä.
Ravintolan kabinetti tai yksityishuone sopii 15-40 hengen juhlaan, kun ruokailu halutaan ostaa samasta paikasta. Hotellin juhlasali tai pieni kartano maksaa keskikokoisessa tilaisuudessa noin 800-2 500 € päivältä. Huomaa, että tilavuokra ei yleensä sisällä tarjoilua. Catering kuuluu pitopalvelujen puolelle, ja eri mallien kustannuksia on verrattu artikkelissa pitopalvelu vai tilan oma keittiö.
Osa tilavuokraajista jakaa lakkiaislauantain kahteen vuoroon, esimerkiksi klo 11-15 ja 16-20. Myöhäinen vuoro on usein 20-30 % halvempi ja vapautuu helpommin. Jos koulun juhla päättyy puoliltapäivin, iltapäivän vuoro on käytännössä aivan yhtä hyvä.
Yleisimmät virheet valmistujaistilan varaamisessa
Ensimmäinen virhe on varata tila vasta, kun koulun tarkka juhlapäivä on julkaistu. Lakkiaispäivä on lähes aina tiedossa jo edellisenä syksynä. Ammattiin valmistuvien juhlapäivät taas voi tarkistaa oppilaitokselta hyvissä ajoin.
Toinen virhe on unohtaa kylmätilat. Voileipäkakut, täytekakut ja salaatit vievät enemmän jääkaappitilaa kuin uskoisi. Seurojentalon yksi kotitalousjääkaappi ei riitä 60 vieraan tarjoiluihin, joten kysy kylmätilojen määrä etukäteen.
Kolmas virhe on aikataulu, josta puuttuu valmistelu ja siivous. Jos tila on vuokrattu vain juhlan ajaksi, kattamiseen ja astioiden pesuun ei jää aikaa. Selvitä myös, kuuluuko loppusiivous hintaan ja mitä tapahtuu, jos joudut perumaan varauksen. Näistä ehdoista kerrotaan lisää artikkelissa varausmaksu ja peruutusehdot juhlatilassa.
Näin toimit, jos olet myöhässä
Helmikuussa aloitettu haku ei tarkoita, että juhlat pitäisi siirtää kotiin. Myöhään liikkeelle lähtevä onnistuu yleensä, kun hän joustaa yhdestä kolmesta asiasta: päivästä, kellonajasta tai sijainnista.
Sunnuntai lakkiaislauantain jälkeen on monissa tiloissa vielä vapaana, ja moni suku pääsee paikalle silloinkin. Toinen vaihtoehto on siirtää juhlat viikkoa myöhemmäksi. Lähiseudun pienemmiltä paikkakunnilta voi myös löytyä vapaa seurojentalo tai kyläkoulu, kun kaupungin tilat on jo varattu. Kannattaa myös pyytää vuokraajaa ilmoittamaan, jos jokin varaus peruuntuu. Kevään peruutuksia tulee, ja ne menevät usein ensimmäisenä soittaneelle.
UKK
Kuinka aikaisin ylioppilasjuhlien tila pitää varata?
Lakkiaislauantaille kannattaa varata syys-lokakuussa, noin 7-9 kuukautta etukäteen. Suosituimmat seurojentalot ja kartanot ovat usein täynnä jo tammikuussa.
Kuinka iso tila tarvitaan 80 vieraalle?
Avointen ovien juhlassa paikalla on yhtä aikaa tyypillisesti 30-45 henkeä, joten 40-50 hengen tila riittää yleensä. Istuva päivällinen vaatii paikat kaikille vieraille.
Voiko valmistujaistilaan tuoda omat tarjoilut?
Seurojentaloissa ja kerhotiloissa omat tarjoilut ovat tavallisia. Ravintoloissa ja hotelleissa tarjoilu ostetaan yleensä talosta, tai omista tuotteista peritään erillinen maksu. Tarkista asia tilasopimuksesta ennen kuin tilaat kakut.
Varmista päivä ensin, yksityiskohdat sitten
Valmistujaisjuhlan onnistuminen ratkeaa usein jo syksyllä. Varaa ensin oikea päivä ja aikaikkuna, mitoita tila samaan aikaan paikalla olevien vieraiden mukaan ja tarkista kylmätilat, siivous ja peruutusehdot. Koristelu, kakkumaut ja kukkalaitteet ehtii hyvin päättää keväällä, mutta lakkiaislauantain tilaa ei silloin enää välttämättä löydy.